Chi Phí Phát Sinh Khi Thuê Nhà Bạt Sự Kiện – 15 Khoản Cần Biết

Khi tham khảo báo giá thuê nhà bạt, nhiều khách hàng thường chỉ quan tâm đến đơn giá nhà bạt theo diện tích hoặc theo bộ. Tuy nhiên trong thực tế, tổng chi phí có thể thay đổi do nhiều yếu tố như vận chuyển, thời gian lắp dựng, thi công ban đêm, làm sàn, lắp vách, hệ thống điện, quạt, điều hòa hoặc mặt bằng khó tiếp cận.

Những khoản này không phải lúc nào cũng phát sinh, nhưng nếu địa điểm có điều kiện thi công đặc biệt thì cần được tính ngay từ đầu để hạn chế thay đổi ngân sách sát ngày tổ chức.

Đặc biệt với các chương trình như khai trương, khởi công, khánh thành, hội nghị khách hàng, hội chợ, triển lãm, Gala Dinner hoặc tiệc cưới ngoài trời, việc hiểu rõ chi phí phát sinh khi thuê nhà bạt sự kiện sẽ giúp khách hàng chủ động hơn khi so sánh báo giá và lựa chọn phương án phù hợp.

CHI PHÍ THUÊ NHÀ BẠT SỰ KIỆN THƯỜNG GỒM NHỮNG GÌ?

Một báo giá thuê nhà bạt có thể bao gồm nhiều hạng mục khác nhau tùy chương trình.

Thông thường có thể chia thành:

• Chi phí nhà bạt chính.
• Vận chuyển.
• Lắp dựng.
• Tháo dỡ.
• Sàn.
• Thảm.
• Vách che.
• Rèm.
• Điện.
• Quạt hoặc điều hòa.
• Nhân công ngoài giờ.
• Thiết bị hỗ trợ thi công.

Vì vậy, khi so sánh hai báo giá không nên chỉ nhìn vào đơn giá nhà bạt mà cần xem rõ những hạng mục nào đã bao gồm và những hạng mục nào tính riêng.

Khách hàng có thể tham khảo trước Báo Giá Cho Thuê Nhà Bạt Sự Kiện để hình dung mức đầu tư ban đầu, sau đó điều chỉnh theo điều kiện thực tế của từng địa điểm.

1. CHI PHÍ VẬN CHUYỂN NHÀ BẠT

Nhà bạt sự kiện gồm nhiều bộ phận như khung, trụ, kèo, mái bạt, phụ kiện, sàn, vách và thiết bị đi kèm. Với chương trình lớn, khối lượng vận chuyển có thể khá nhiều.

Chi phí vận chuyển thường phụ thuộc vào:

• Khoảng cách từ kho đến địa điểm.
• Số lượng xe cần sử dụng.
• Loại xe.
• Khối lượng thiết bị.
• Giờ xe được phép di chuyển.
• Có phát sinh phí cầu đường hoặc khu vực hạn chế hay không.

Địa điểm càng xa thì chi phí có thể tăng

Nếu tổ chức tại TP.HCM và khu vực lân cận, phương án vận chuyển thường đơn giản hơn so với địa điểm xa hoặc cần đi qua nhiều tuyến đường hạn chế xe tải.

Sự kiện lớn có thể cần nhiều chuyến xe

Nhà bạt càng lớn, số lượng khung và phụ kiện càng nhiều. Nếu đi kèm sàn, bàn ghế, sân khấu hoặc thiết bị khác thì tổng lượng hàng cần vận chuyển cũng tăng.

2. MẶT BẰNG XA CHỖ ĐẬU XE CÓ THỂ PHÁT SINH NHÂN CÔNG

Không phải địa điểm nào xe tải cũng có thể chạy đến sát khu vực lắp dựng.

Một số trường hợp thường gặp:

• Địa điểm nằm trong hẻm.
• Khuôn viên cấm xe tải.
• Xe chỉ được dừng ngoài cổng.
• Khu tổ chức nằm sâu trong nhà máy.
• Khuôn viên resort hoặc trường học hạn chế xe vào.

Khi đó, thiết bị phải được vận chuyển thủ công từ điểm tập kết vào khu vực thi công.

Điều này có thể làm tăng:

• Thời gian setup.
• Số lượng nhân công.
• Chi phí vận chuyển nội bộ.

3. LẮP ĐẶT BAN ĐÊM HOẶC NGOÀI GIỜ CÓ THỂ PHÁT SINH CHI PHÍ

Nhiều địa điểm không cho phép thi công trong giờ hành chính.

Ví dụ:

• Nhà máy chỉ cho setup sau giờ sản xuất.
• Trung tâm thương mại chỉ cho thi công sau khi đóng cửa.
• Trường học chỉ cho lắp sau giờ học.
• Khách sạn hoặc resort giới hạn khung giờ vận chuyển.

Nếu phải thi công ban đêm, đội ngũ lắp dựng có thể cần:

• Tăng nhân sự để hoàn thành đúng tiến độ.
• Bố trí ánh sáng thi công.
• Làm việc ngoài giờ.
• Điều phối xe theo khung giờ riêng.

Do đó, khách hàng nên thông báo rõ giờ được phép đưa xe vào, giờ bắt đầu thi công và thời gian phải hoàn thành trước khi chốt báo giá.

4. THỜI GIAN SETUP QUÁ NGẮN CÓ THỂ LÀM TĂNG CHI PHÍ

Cùng một nhà bạt nhưng nếu có một ngày để thi công sẽ khác với trường hợp chỉ có vài giờ.

Khi thời gian setup ngắn, có thể cần:

• Tăng số lượng nhân sự.
• Tăng số tổ thi công cùng lúc.
• Điều phối xe chính xác hơn.
• Chuẩn bị thiết bị nâng hỗ trợ.

Với chương trình lớn, việc rút ngắn thời gian thi công cần được đánh giá kỹ để bảo đảm tiến độ và chất lượng lắp dựng.

5. CHI PHÍ SÀN NHÀ BẠT

Sàn là một trong những hạng mục có thể làm tổng chi phí thuê nhà bạt tăng đáng kể, đặc biệt với diện tích lớn.

Không phải sự kiện nào cũng cần làm sàn toàn bộ.

Nên cân nhắc làm sàn khi

• Nền đất không bằng phẳng.
• Sân cỏ mềm.
• Nền có nguy cơ đọng nước.
• Tổ chức tiệc cưới hoặc Gala Dinner.
• Cần trải thảm toàn bộ.
• Yêu cầu hình ảnh chuyên nghiệp.

Không nhất thiết làm sàn toàn bộ

Nếu ngân sách cần tối ưu, có thể cân nhắc chỉ làm sàn ở:

• Sân khấu.
• Lối đi chính.
• Khu VIP.
• Khu check-in.

Phương án này phụ thuộc vào loại nền và yêu cầu hình ảnh của chương trình.

6. CHI PHÍ THẢM SỰ KIỆN

Nếu sử dụng sàn, nhiều chương trình sẽ trải thêm thảm để hoàn thiện bề mặt.

Chi phí phụ thuộc vào:

• Diện tích trải thảm.
• Loại thảm.
• Màu sắc.
• Khu vực sử dụng.

Không nhất thiết toàn bộ nhà bạt phải sử dụng cùng một loại thảm. Có thể ưu tiên khu VIP, lối đi và sân khấu.

7. CHI PHÍ VÁCH CHE VÀ RÈM

Nhà bạt tiêu chuẩn không phải lúc nào cũng cần đóng kín toàn bộ các mặt.

Vách có thể được sử dụng ở:

• Hướng nắng.
• Hướng mưa tạt.
• Phía sau sân khấu.
• Khu kỹ thuật.
• Khu vực cần riêng tư.

Nếu khách hàng yêu cầu đóng kín nhiều phía hoặc dùng vách trong suốt, chi phí có thể tăng theo diện tích vách và loại vật liệu.

Với nhà bạt kín, cần tính thêm giải pháp thông gió và làm mát.

8. QUẠT, ĐIỀU HÒA VÀ HỆ THỐNG LÀM MÁT

Nhà bạt tổ chức ban ngày có thể cần quạt hoặc giải pháp làm mát.

Nhà bạt mở

Có thể sử dụng quạt công nghiệp hoặc các thiết bị làm mát phù hợp với điều kiện mặt bằng.

Nhà bạt kín

Có thể cân nhắc điều hòa nếu kết cấu và điều kiện sử dụng phù hợp.

Chi phí làm mát phụ thuộc vào:

• Diện tích nhà bạt.
• Chiều cao.
• Số khách.
• Số cửa ra vào.
• Thời gian sử dụng.

9. CHI PHÍ ĐIỆN CHO NHÀ BẠT SỰ KIỆN

Nhà bạt không tiêu thụ nhiều điện nếu chỉ dùng làm mái che, nhưng toàn bộ hệ thống sự kiện bên trong có thể cần nguồn điện lớn.

Thiết bị thường sử dụng điện gồm:

• Màn hình LED.
• Âm thanh.
• Ánh sáng.
• Quạt.
• Điều hòa.
• Thiết bị buffet.
• Máy tính.
• Thiết bị trình chiếu.

Nếu nguồn điện tại địa điểm không đủ, có thể cần thêm:

• Máy phát điện.
• Tủ điện.
• Cáp điện.
• Nhân sự trực điện.

Do đó, cần kiểm tra nguồn điện trước ngày tổ chức thay vì đợi đến khi lắp LED và âm thanh mới kiểm tra.

10. MẶT BẰNG KHÓ CÓ THỂ LÀM TĂNG CHI PHÍ THI CÔNG

Mặt bằng khó là một trong những nguyên nhân phổ biến làm chi phí thực tế khác với báo giá sơ bộ.

Các trường hợp thường gặp gồm:

• Mặt bằng không bằng phẳng.
• Nền đất yếu.
• Có nhiều cây.
• Có cột điện.
• Có hố ga.
• Có nhiều cao độ khác nhau.
• Không có lối xe tải vào.
• Không có khu tập kết thiết bị.
• Không cho neo hoặc tác động lên bề mặt nền.

Trong những trường hợp này, cần khảo sát thực tế trước khi chốt phương án.

Có thể tham khảo thêm Thuê Nhà Bạt Sự Kiện Cần Chuẩn Bị Gì? để chuẩn bị đầy đủ thông tin mặt bằng trước khi yêu cầu báo giá.

11. ĐỊA ĐIỂM CÓ QUY ĐỊNH RIÊNG CÓ THỂ PHÁT SINH CHI PHÍ

Một số địa điểm có quy định riêng về:

• Thẻ ra vào.
• Đăng ký nhân sự.
• Giờ xe vào.
• Phí bãi xe.
• Phí thi công.
• Phí vệ sinh.
• Giấy phép nội bộ.

Những chi phí này có thể do địa điểm quy định và cần xác nhận trước với đơn vị quản lý.

12. PHÁT SINH KHI THAY ĐỔI KÍCH THƯỚC NHÀ BẠT SÁT NGÀY

Một thay đổi thường gặp là số lượng khách tăng sát ngày tổ chức.

Ví dụ:

• Từ 200 khách tăng lên 300 khách.
• Bổ sung thêm bàn tiệc.
• Tăng kích thước sân khấu.
• Tăng LED.
• Bổ sung khu VIP.

Khi đó, nhà bạt có thể phải mở rộng hoặc bố trí lại.

Điều này không chỉ làm tăng diện tích nhà bạt mà còn có thể kéo theo:

• Sàn.
• Vách.
• Thảm.
• Điện.
• Bàn ghế.
• Nhân sự.

13. PHÁT SINH KHI TĂNG THỜI GIAN SỬ DỤNG

Sự kiện ban đầu dự kiến một ngày nhưng sau đó tăng thành hai hoặc ba ngày sẽ ảnh hưởng đến phương án báo giá.

Tuy nhiên, chi phí không nhất thiết bằng cách lấy đơn giá một ngày nhân trực tiếp với số ngày sử dụng.

Lý do là một số khoản như:

• Vận chuyển.
• Lắp dựng.
• Tháo dỡ.

là những khoản đã phát sinh ngay từ đầu.

Trong khi đó, thời gian sử dụng kéo dài có thể làm tăng chi phí lưu thiết bị, quản lý hoặc các hạng mục đi kèm.

14. PHÁT SINH DO THAY ĐỔI THỜI GIAN THÁO DỠ

Nhiều địa điểm yêu cầu tháo toàn bộ thiết bị ngay sau khi chương trình kết thúc.

Nếu chương trình kết thúc lúc 22h nhưng phải hoàn trả mặt bằng trong đêm, đội thi công có thể phải làm việc ngoài giờ.

Ngược lại, nếu được phép tháo vào sáng hôm sau, phương án nhân sự có thể thuận lợi hơn.

Vì vậy, thời gian tháo dỡ cũng cần được xác nhận trước khi ký phương án.

15. THIẾT BỊ HỖ TRỢ THI CÔNG CÓ THỂ TÍNH RIÊNG

Một số mặt bằng hoặc kết cấu có thể cần thêm thiết bị hỗ trợ như:

• Xe nâng.
• Xe cẩu.
• Thiết bị làm việc trên cao.
• Đèn thi công ban đêm.
• Thiết bị vận chuyển nội bộ.

Nếu cần những thiết bị này, nên được xác định ngay từ lúc khảo sát để tránh phát sinh đột ngột.

BẢNG TỔNG HỢP CÁC CHI PHÍ CÓ THỂ PHÁT SINH

CÁCH HẠN CHẾ CHI PHÍ PHÁT SINH KHI THUÊ NHÀ BẠT

Khảo sát mặt bằng sớm

Mặt bằng càng phức tạp càng nên khảo sát trước khi chốt báo giá.

Chốt số lượng khách sớm

Việc tăng số khách sát ngày có thể kéo theo thay đổi diện tích nhà bạt và nhiều hạng mục khác.

Xác nhận giờ thi công

Cần hỏi địa điểm chính xác giờ xe vào, giờ lắp và giờ tháo.

Chốt sớm các hạng mục đi kèm

Nên xác định trước:

• Sàn.
• Vách.
• Thảm.
• Quạt.
• Điều hòa.
• Điện.
• Sân khấu.
• LED.

Yêu cầu báo giá ghi rõ phạm vi

Một báo giá rõ ràng nên cho biết:

• Đã bao gồm vận chuyển chưa.
• Đã bao gồm lắp dựng chưa.
• Đã bao gồm tháo dỡ chưa.
• Sàn và vách có tính riêng không.
• Điện và máy phát tính thế nào.
• Giờ thi công có giới hạn không.

NÊN CUNG CẤP THÔNG TIN GÌ ĐỂ NHẬN BÁO GIÁ SÁT THỰC TẾ?

Thông tin càng đầy đủ thì báo giá ban đầu càng sát với phương án thực tế và càng hạn chế việc phải điều chỉnh sau đó.

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ CHI PHÍ PHÁT SINH KHI THUÊ NHÀ BẠT

Giá thuê nhà bạt đã bao gồm vận chuyển chưa?

Tùy từng báo giá. Khách hàng nên kiểm tra rõ phần vận chuyển, lắp dựng và tháo dỡ đã được tính trong báo giá hay chưa.

Thi công ban đêm có tính thêm phí không?

Có thể phát sinh thêm chi phí nhân sự hoặc phương tiện nếu địa điểm yêu cầu làm việc ngoài giờ hoặc trong khung giờ đặc biệt.

Nhà bạt có bắt buộc phải làm sàn không?

Không. Việc làm sàn phụ thuộc vào loại nền, mục đích sử dụng và yêu cầu thẩm mỹ.

Vách nhà bạt có tính riêng không?

Tùy cấu hình báo giá. Nếu cần đóng thêm nhiều vách hoặc sử dụng vật liệu khác với cấu hình cơ bản thì chi phí có thể được tính riêng.

Địa điểm trong hẻm có thuê nhà bạt được không?

Có thể, nhưng cần kiểm tra đường vào, vị trí đỗ xe, khoảng cách vận chuyển thiết bị và kích thước các bộ phận nhà bạt.

Có thể chốt báo giá chỉ qua hình ảnh không?

Với mặt bằng đơn giản có thể lên dự toán ban đầu từ hình ảnh và kích thước. Với mặt bằng khó hoặc chương trình lớn, nên khảo sát trực tiếp trước khi chốt phương án.

KHÔNG NÊN CHỈ SO SÁNH ĐƠN GIÁ NHÀ BẠT

Khi so sánh báo giá, mức giá thấp hơn chưa chắc đã là phương án có tổng chi phí thấp hơn.

Nên xem toàn bộ:

• Kích thước nhà bạt.
• Loại kết cấu.
• Vận chuyển.
• Lắp dựng.
• Tháo dỡ.
• Sàn.
• Vách.
• Điện.
• Thời gian thi công.
• Điều kiện mặt bằng.

Một phương án được khảo sát và tính toán đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp khách hàng dễ kiểm soát ngân sách hơn và hạn chế thay đổi khi chương trình đã cận ngày.

Nếu đang chuẩn bị chương trình, có thể tham khảo thêm dịch vụ cho thuê nhà bạt sự kiện để lựa chọn loại nhà bạt phù hợp với số khách, mặt bằng và các thiết bị đi kèm.

LIÊN HỆ TƯ VẤN VÀ DỰ TOÁN CHI PHÍ NHÀ BẠT SỰ KIỆN